SECRETARIAT :

Accueillir et renseigner les interlocuteurs internes ou externes

Prendre les appels téléphoniques : relayer l'appel auprès du bon interlocuteur, prendre les messages et les diffuser en temps voulu, apporter un premier niveau d'information

Assurer le traitement du courrier (arrivée, départ)

Organiser et coordonner les agendas, organiser les réunions et rdv et préparer les documents nécessaires à leur bon déroulement

Elaborer des comptes rendus et dossiers à partir de prises de notes en réunions

Traiter avec confidentialité des informations sensibles avec des interlocuteurs multiples

Identifier les interlocuteurs pertinents en fonction des dossiers

Mettre en forme des documents – éditer et photocopier des documents

Anticiper et organiser les déplacements : réservation hôtelière et transport,

Anticiper et organiser les déplacements : réservation hôtelière et transport, établissement des ordres de mission, engagement, feuille de route

Effectuer toutes tâches ou missions à la demande d'un responsable

GESTION ADMINISTRATIVE ET COMMERCIALE :

Mettre en place un système de classement et d'archivage accessible

Classer et archiver les documents papiers et électroniques selon les normes en vigueur

Mettre en place et assurer la mise à jour de la base de données clients/prospects

Mettre en place et suivre le référencement de tous les contrats clients

Rechercher des informations et des documents pour constituer des dossiers adaptés à une cible définie

Assurer le traitement des devis et des appels d'offre

Centraliser la gestion des stocks et des commandes.

GESTION DES RESSOURCES HUMAINES :

Contribuer à la gestion et au suivi administratif du personnel

Réaliser les formalités d'embauche : déclaratifs, contrats

Suivre les accidents du travail, arrêts, visites médicales

Assurer la production du reporting réglementaire

Suivre les procédures disciplinaires et les ruptures de contrats de travail

Gérer administrativement les réunions IRP et suivre les heures de délégation

Participer à la production de la paie du personnel de l'agence

Assurer la gestion et le suivi des actions de formation

SUIVI BUDGETAIRE ET FACTURATION :

Saisir les notes de frais, les contrôler et les approuver

Réaliser les opérations comptables : provisions, frais, rapprochements bancaires

Passer les commandes et saisir les factures fournisseurs

Valider et saisir les éléments de facturation des chantiers

Assurer le suivi administratif des contrats et règlements clients

SAVOIRS

Connaissance de l'entreprise et de ses offres

Connaissance des procédures internes

Bonne culture générale et économique

Anglais

COMPETENCES METIER

Maîtrise des outils bureautiques comptables

Maîtrise des outils informatiques et du web

Maîtrise des techniques rédactionnelles

APTITUDES COMPORTEMENTALES

Réactivité

Sens de l'organisation et anticipation

Rigueur et méthode

Diplomatie

Autonomie

Capacités relationnelles

Esprit d'équipe

Fiabilité

Orientation client interne et externe