Nous recrutons pour l'agence d'Agen :

Assistant administratif H/F

Rattaché au Directeur d'agence vos principales missions sont :

Secrétariat :
 
- Accueillir et renseigner les interlocuteurs internes ou externes
- Prendre les appels téléphoniques : relayer l’appel auprès du bon interlocuteur, prendre les messages et les diffuser en temps voulu, apporter un premier niveau d’information
- Assurer le traitement du courrier (arrivée, départ)
- Organiser et coordonner les agendas, organiser les réunions et rdv et préparer les documents nécessaires à leur bon déroulement
- Elaborer des comptes rendus et dossiers à partir de prises de notes en réunions
- Traiter avec confidentialité des informations « sensibles » avec des interlocuteurs multiples
- Identifier les interlocuteurs pertinents en fonction des dossiers
- Mettre en forme des documents - Editer et photocopier des documents
-  Anticiper et organiser les déplacements : Réservation hôtelière et transport, établissement des ordres de mission, engagement, feuille de route
-  Effectuer toutes tâches ou missions à la demande d’un responsable
  

Gestion Administrative et commerciale :
  
-  Mettre en place un système de classement et d’archivage accessible
-  Classer et archiver les documents papiers et électroniques à partir des normes en vigueur
-  Mettre en place et assurer la mise à jour de la base de données clients/prospects
-  Mettre en place et  suivre le référencement de tous les contrats clients
-  Rechercher des informations et des documents pour constituer des dossiers adaptés à une cible définie
-  Assurer le traitement des devis et des appels d'offre
-  Centraliser la gestion des stocks et des commandes

  
Suivi Budgétaire et Facturation :

-  Réaliser les opérations comptables (provisions, frais, rapprochements bancaires…)
-  Passer les commandes, codifier et saisir les factures fournisseurs et les transmettre aux services concernés
-  Valider avec l'équipe d'exploitation et saisir les éléments de facturation des chantiers
-  Assurer le suivi administratif des contrats et réglements clients (relances, révision des prix…)
-  Créer et saisir les refacturations internes
-  Contrôler les ordres de mission et les factures

 

 Doté(e) d’une bonne connaissance des outils informatiques, vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre capacité à travailler en équipe ainsi que pour votre autonomie. Vous êtes à l’aise avec les chiffres et avez de fortes capacités relationnelles.

Vous avez une formation type BTS dans le domaine de la gestion, et Vous justifiez d’une expérience réussie de 3 ans sur un poste similaire.

Vous êtes reconnu pour votre investissement et votre implication. Vous savez faire preuve d’écoute et de patience. Votre rigueur et votre capacité à gérer les priorités vous permettent de respecter les échéances.

Vous savez faire preuve de discrétion et de confidentialité.

Doté d'une aisance relationnelle, vous savez vous organiser et travailler à la fois en autonomie et en équipe.

Alors le poste est fait pour vous !

« Onet est engagée depuis de nombreuses années en faveur de la diversité et du handicap. Onet recrute et reconnaît tous les talents. »                                      

Rejoindre Onet c’est aussi adhérer aux valeurs d’écoute, respect, audace qui ont fondé notre groupe et guide nos actions au quotidien